Técnicas para lograr una reunión productiva
marzo 15, 2021
En la actualidad, la mayoría de las personas buscan aprovechar su tiempo al máximo, evitando actividades que tomen gran cantidad de horas al día. Las reuniones laborales pueden ser una gran inversión de tiempo, siempre y cuando, sean productivas.
Ya sean reuniones presenciales o en línea, es importante conocer algunas técnicas que te ayudarán a dirigir las reuniones de forma precisa.
1. Mantener una comunicación de “Ronda”
Ningún participante debe ser solo oyente ni tampoco abarcar toda la reunión exponiendo sus ideas. Por lo que fomentar una comunicación de ronda permite que la junta sea más dinámica. Permitiendo a todos los asistentes la oportunidad de hablar y emitir su opinión sobre el tema.
También, es importante mantener un rango de tiempo en la participación de cada uno, para evitar la redundancia y respetar los horarios de la reunión. Esta técnica es recomendable para grupos pequeños con un tema en específico. Además, no hay que olvidar concluir la reunión con las ideas más importantes mencionadas en dicha reunión.
2. Apoyar la reunión con mapas mentales
Algunas juntas creativas son muy difíciles de dirigir o de iniciar por la complejidad o la cantidad de temas a tratar. En estos casos, una forma sencilla de dar inicio al desarrollo de una idea nueva o una lluvia de ideas, es por medio de un mapa mental que ayude a organizar diversos conceptos.
Es adecuado contar con el mapa antes de la reunión, así el moderador podrá irlo modificando a medida que se vayan resolviendo los temas a tratar. Con este método, se consigue orientar a los participantes de una mejor manera, ayudándoles a estar en sintonía con todos los demás.
De esta forma, al concluir la reunión, se facilitará realizar un resumen fina, con todos los puntos organizados dentro del mapa conceptual.
3. Analizar el flujo de la reunión
Es importante preguntar constantemente sobre el nivel de energía y comprensión de los asistentes. Así evitamos perder el tiempo explicando un punto nuevamente.
Por ejemplo, valerse de la técnica de “pulgares arriba/abajo” es una muy buena forma de saber qué tan bien están comprendiendo los temas tratados o si están cómodos con el flujo de la reunión.
No hay que olvidar que, lo más importante para la productividad en las empresas dentro de una reunión, es satisfacer las necesidades del equipo de trabajo. Así que, lo primordial es conocer a los integrantes de la junta para saber qué técnica utilizar y cómo combinarlas.
Por otro lado, elegir los métodos y el espacio más adecuado, serán clave para el éxito y la eficacia de la reunión.